こんにちは！！ふりむーです！！
前回の記事から、かなり空いてしまいました……。
ごめんなさい
仕事に忙殺されていました(´;ω;｀)
たしか、残りはこれらでしたね。
- 作業依頼を展開する。
- リマインドをかける。
- 刈り取ってとりまとめる。
- 課長・総括補佐クリアをとって、発注元に提出する。
あ。ちなみに、途中からの方は、まず、前回の記事を読んでくださいね。
６.作業依頼を展開する。
作業案件の背景・経緯、目的、作業担当者、作業締め切り期限がしっかりと整理できたら、いよいよ作業依頼のメールを展開します。
ここで、留意すべき点としては、宛先は作業担当者、CCには、窓口業務をやる担当者が自身の他にいればその人、当該案件に直接関わっていないが間接的には関わっている人 を入れておきましょう。
宛先に入っている人は作業しないといけない、CCに入っている人は情報共有されているだけ
と認識します。
一方で、作業期限が例えば１時間後など、極端に短い場合は、メールの内容をきっちり確認する時間がないので、作業担当者だけ素早く特定させて、その人にメールを転送した上、直接赴くか又は電話で急ぎの作業依頼がきたことを伝えましょう。
作業担当者に不機嫌な顔をされると思いますが、鋼のメンタルで耐えましょう（笑）
とにかく、担当者の作業時間を確保することが最優先です。
7.リマインドをかける。
自身が設定した締切期限が近付いたら、必ずリマインドのメールを展開しましょう。
期限の前営業日にリマインドをかけるのが理想です。
国家公務員は本当に激務なので、作業依頼がきていたことをついつい忘れてしまいます。
面倒ですが、リマインドのメールはきっちりやりましょう。
8.刈り取ってとりまとめる。
当たり前ですが、作業漏れがないかきちんと確認しましょう。
意外に作業漏れがあったりしますので、要注意です。素早く、作業担当者に作業漏れを伝えて補完してもらいましょう。
あと、期限が過ぎても、提出されてこないことがよくあります。
このような場合は、メールではなく、直接担当者に作業の進捗状況を聞きにいきましょう（もしくは電話）。
作業担当者とよく話し合って、発注元の期限に間に合うよう、締切りを設定し直しましょう。
発注元の期限にそもそも間に合わない場合は、すぐに発注元に連絡してください。
土下座して謝るくらい丁寧に謝罪し、期限の延長交渉をしましょう。
めちゃめちゃ怒られますが、たいていは、延ばしてくれます。
でも、質問主意書や国会答弁対応は延長できません。絶っっ対に無理です。
まさに、今すぐにやらないといけません。この話は、また別の記事で話していきますね。
9.課長・総括補佐クリアをとって、発注元に提出する。
作業担当者から刈り取って、とりまとめることができましたら、いよいよ、上司達のクリアをとります。
たいてい、①総括補佐②課長の順でクリアをとります。
例えば、A基本計画の改定作業案件であれば、A基本計画が、なぜ作成されることになったか及び、なぜ今回改定する必要があるのかについての背景・経緯、そして自身の部署が求められている作業依頼内容を説明します。
説明後、作業担当者らが作成したものをみてもらいます。
一読してもらうと、必ずと言っていいほど以下のことを聞かれます。
- 直近ではどのような記載ぶりだったの？
- 関係部署は、どのような記載ぶりにしてるの？
これらの質問は、今までのスタンス（つまりは方針）と矛盾が生じないようにしたいということと、関係部署との横並びをなるべく揃えたいという意図があります。
作業案件で、単体の部署だけで作業が終わるというのは稀です。ほとんどの案件は、複数の部署が絡んできます。その中で、尖った記載ぶりにしていると悪目立ちしますし、たいてい、総務課長や局長らにツッコまれます。
なので、これらの質問にしっかり回答できよう、情報収集をきっちり行いましょう。
そして、総括補佐や課長からダメ出しをもらったら、その都度、作業担当者らにそれを伝えて修正してもらいます。ただ、記載ぶりの単純な修正であれば、自分でやることになります。
ダメ出しの反映作業を終えたら、発注元に提出するわけですが、CCには作業担当者らを入れて提出しましょう。これは、作業担当者らに提出版を共有するという意図があります。
ちなみに、課・室の窓口担当者だと、案件によっては局・部の総務課総括補佐、総務課長までクリアをとりにいく場合があります。
というのも、局・部内で複数の課・室が関わっている場合は、局・部の総務課窓口担当者がとりまとめて、総務課総括補佐、総務課長のクリアをとるのですが、１つの課・室だけでの作業案件だと作業担当課・室が総務課長までクリアをとるよう言われることがあるからです。
まあ、作業担当課のほうが詳しく説明できるしね。このほうが、たしかに効率的です。
案件によっては、審議官及び局長・部長までクリアをとらないといけないのですが、この方々までクリアをとる必要があるかについては、総務課長の指示に従いましょう。
審議官及び局長・部長までクリアをとれと指示された場合、それぞれのお付きの方に連絡し、空いている時間帯を聞き出した上、課・室内でどのようなメンツでクリアをとるか相談することになります。
課・室内でしっかり準備した上、レク（「説明する」ことを、霞ヶ関では「レクする」と言います。）に臨みましょう。
まとめ
なんとなく、こんな感じにやるんだなくらいは伝わりましたでしょうか（笑）
では、最後に、窓口業務のおさらいです。
- 届いたメールを読む。
- 不明点を調べる。
- 本当に自身の部署が担当する案件なのかを確認する。
- 作業担当者を特定する。
- 作業期限を決める。
- 作業依頼を展開する。
- リマインドをかける。
- 刈り取ってとりまとめる。
- 課長・総括補佐クリアをとって、発注元に提出する。
この流れをしっかり覚えて、臆せず、窓口業務に臨んでください！！！
ばーい
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